In Utrecht kwam op 22 mei 2024 voor het eerst de Community of Practice (CoP) Portfolioaanpak samen om kennis en ervaringen uit te wisselen en stappen te zetten naar praktische uitwerking.
Leren en experimenteren is een belangrijk onderdeel van de transitie naar een vitale infrasector. Ervaringen en lessen worden bijvoorbeeld gedeeld in zogenoemde Community of Practices. Voor de portfolioaanpak vond op 22 mei 2024 de allereerste Community of Practice plaats. Directeur Inkoop en Contractmanagement Ingrid Klokke van Rijkwaterstaat trapt de bijeenkomst af. Ze is nog maar kort in functie, maar het is haar duidelijk geworden dat Rijkswaterstaat met een enorme opgave te maken heeft, ook op het gebied van vervanging en renovatie. In portfolioaanpak wordt niet van project naar project gewerkt, maar wordt een aantal objecten gebundeld in één contract. Dit levert niet alleen continuïteit en voorspelbaarheid op voor bedrijven, maar maakt het ook mogelijk om ervaring op te doen en te leren. Zo ontstaat ruimte voor innovaties die tegelijkertijd in meerdere opdrachten kunnen worden toegepast.
Drie basisprincipes
Geert Jan van Oosterhout is Program Director bij Dura Vermeer en bestuurder bij bouwcombinatie Savera. Hij vertelt vanuit opdrachtnemersperspectief over de portfolioaanpak. Van Oosterhout deelt de zorg dat wanneer partijen op de bestaande voet doorgaan, versnelling van de opgave niet haalbaar is. Daarom juicht hij de portfolioaanpak toe, mits aan drie basisprincipes wordt voldaan:
- Het programma moet uitnodigen om het slim te doen. Dus niet object voor object, maar in één keer het hele programma opdragen.
- Maakbaarheid en uitvoerbaarheid zijn leidend: richt de aanbestedings- en contractvorm daar op in.
- Programmatisch werken is doorzetten. Stop niet bij de eerste teleurstelling, maar zie het als een leerervaring voor de rest van het programma.
Gewoon beginnen
Over punt één zegt Van Oosterhout dat als je thuis een kast in elkaar zet, je er handigheid in krijgt en dat het bij de volgende sneller gaat. ‘Zo is het met infrastructuur ook: bij het eerste object dat je onderhanden neemt, ontdek je een trend die bij de vijfde of zesde keer dat je ergens aan werkt gaat renderen. Zo creëer je waarde voor zes projecten, tegen de kosten van vijf.’ Ook gebruikt hij persoonlijke leerervaringen opgedaan bij de renovatie van zijn huis om de basisprincipes nader te duiden. ‘Ik wilde de ruiten vervangen door HR++ glas. Maar dit zou enorm kostbaar worden, omdat de ruiten niet standaard waren. De leverancier stelde voor om stijlen te plaatsen, waardoor drie vlakken ontstonden waarvoor wel glas in handelsmaten beschikbaar was.’ Van Oosterhout sluit af met het advies om het vooral niet al te ingewikkeld te maken: ‘Een reis maken begint met de eerste stap. Begin dus gewoon. Wij zijn er klaar voor.’
Gereedschapskist vullen
Wietse de Jong, coördinator portfolioaanpak bij Rijkswaterstaat, vertelt dat het nu tijd is voor uitwerking van de portfolioaanpak. Om projectteams hierbij te ondersteunen wordt onder meer gewerkt aan het samenstellen van een toolkit. ‘We gaan de gereedschapskist vullen en bekijken hoe we bijvoorbeeld de zaag die erin zit verder kunnen aanscherpen’. De Jong ziet het als zijn taak om de experts van Rijkswaterstaat en van marktpartijen met elkaar te verbinden. Het gaat er volgens hem om dat betrokkenen zoveel mogelijk van elkaar leren, beter worden en elkaar actief opzoeken. Alleen zo kan de portfolioaanpak succesvol zijn. Mensen mogen daarbij ‘faalplezier’ hebben, vertelt hij. Deze term uit de theaterwereld vormt het basisprincipe van improviseren en betekent dat je fouten mag maken. ‘Want daar leer je van.’
Absoluut noodzakelijk
De laatste spreker is Bernard Westeneng, contractmanager project A9 Badhoevedorp - Holendrecht bij Rijkswaterstaat. Hij geeft de aanwezigen mee dat bij het denken over contracten ‘standaard en simpel’ uitgangspunt moet zijn. ‘Stel niet te veel proceseisen aan de markt, maar stuur op snelheid en slimheid.’ De portfolioaanpak ziet hij als ‘absoluut noodzakelijk’, alleen al vanwege de huidige krapte op de arbeidsmarkt. Daarnaast levert een snellere doorlooptijd van werkzaamheden naast kostenbesparing ook minder hinder op. Slimheid kan verschillende dingen betekenen volgens Westeneng. Zo noemt hij de mogelijkheid om de opknap van plaatviaducten in regionale pakketten te bundelen. ‘Werk je met aparte partijen voor Noord, Zuid en West, dan kun je waarschijnlijk eerder aan de slag dan wanneer je álle projecten samenpakt. Je kunt dan mogelijk ook profiteren van de beste oplossing van drie partijen.’
Samen de vruchten plukken
De belangrijkste boodschap van Westeneng is echter dat de efficiency-voordelen die worden gehaald door de portfolio-aanpak niet één partij ten goede moeten komen, maar aan het hele project. ‘We moeten daar samen de vruchten van plukken.’ De Jong sluit de bijeenkomst af met de constatering dat het al zoemt en buzzt binnen de community. En dat is ook precies de bedoeling. ‘We moeten samen zin krijgen in deze aanpak, de boel willen beetpakken en aan de slag gaan om tot mooie contracten te komen.’