Bij beide onderwerpen stond de rol van Rijkwaterstaat centraal: van opdrachtgever naar volwaardig samenwerkingspartner in een project.

Leren en experimenteren is een belangrijk onderdeel van de transitie naar een vitale infrasector. Ervaringen en lessen worden bijvoorbeeld gedeeld in de Community of Practice over de tweefasenaanpak, die regelmatig samenkomt. Zo ook op 11 maart 2024. Tijdens deze bijeenkomst vertelt Chris Klunder, coördinator tweefasenaanpak bij Rijkswaterstaat, dat Rijkswaterstaat op dit moment achttien tweefasenprojecten heeft lopen. ‘Wat we er vooral mee beogen, is om projecten beheersbaarder te maken. Qua risico’s en qua voorspelbare uitvoering. Of dat lukt? Het is, nog steeds, een experiment waarvan we pas over enige tijd – de meeste projecten met deze vorm gaan pas na een paar jaar over de finishlijn – echt kunnen beoordelen of het de investering en inspanning effectief  is geweest.’

Rol van de kostenpool

In de tussentijd ligt de focus op het opdoen en delen van kennis en ervaringen, en het in kaart brengen van de verschillen tussen reguliere projecten en tweefasenprojecten. Zoals de rol van de ‘kostenpool’ van Rijkswaterstaat. Die stelt kostenramingen op, geeft kostenadvies aan projecten, opdrachtgevers en bestuurders en zorgt voor kwaliteitsborging van kostenproducten via toetsen en kennismanagement. Sander Kuipers, kostenpooler bij Rijkswaterstaat, vertelt dat de markt onbekend is met de kostenpool, maar er in tweefasenprojecten wel mee te maken krijgt. ‘Als Rijkswaterstaat stellen we in tweefasenprojecten samen met de opdrachtnemer een financieel plan op. Als kostenpool zijn we dus vanaf het begin en tussentijds bij het project betrokken. Vergeleken met onze rol bij reguliere projecten, waarbij we vooral op beslismomenten – bijvoorbeeld voorafgaand aan een aanbesteding of bij faseovergangen – kostenramingen maken, is dat een groot verschil.’ 

Invulling prijsvormingsproces

Kuipers geeft aan dat Rijkswaterstaat logischerwijs nog moet groeien in de rol van mede-eigenaar van een project. ‘We draaien bij tweefasenprojecten ook mee in het prijsvormingsproces. Hoe geef je daar goed invulling aan? Hoe maak je bijvoorbeeld een risicoverdeling die ook voor de marktpartij acceptabel is? Hoe kom je mét de markt tot een marktconforme prijsbepaling? Ook zullen kostenpool en aannemer op dezelfde manier hun raming moeten maken.’

Extra inspanningen

Daarnaast komt het probleem van de slager die zijn eigen vlees keurt om de hoek kijken. ‘Dat kan lastig zijn, al gelden er natuurlijk wel objectieve BPKV-criteria.’ Dit geldt ook voor de kostenpooltoets – elk project zal door het no go/go-poortje moeten voordat ze naar de realisatiefase mogen. Kuipers: ‘Is het niet goed genoeg, dan is het niet goed genoeg. Maar we staan de opdrachtnemer hier natuurlijk wel in bij, om dat laatste te voorkomen.’ De extra inspanningen voor de kostenpool zitten vooral in de eerste fase, verwacht Kuipers. ‘Je mag verwachten dat de tweede fase vergelijkbaar is met reguliere projecten. Namelijk dat je vooral wijzigingen moet beoordelen en bij de evaluaties wordt betrokken. Maar of dat echt zo is, kunnen we nu nog niet zeggen. Daarvoor is het nu nog te vroeg.’

Bouwteamprojecten

Gido Laeven en Malcolm Aalstein van het ingenieursbureau van de gemeente Amsterdam gaan in op de ervaringen van deze Amsterdam met bouwteamprojecten. In deze contract- en samenwerkingsvorm wordt de opdrachtnemer al in een vroeg stadium als samenwerkingspartner bij een project betrokken. Samen kom je tot een door alle partijen gedragen integraal ontwerp voor de realisatiefase. Hierbij benut je elkaars deskundigheid en verdeel je de risico’s evenwichtig. ‘Als gemeente Amsterdam hebben we zo’n zeventig projecten met een bouwteam georganiseerd’, vertelt Laeven. ‘Met een sterke variatie, van tunnelveiligheid tot warmtenet en sporthal. De rode draad is dat een bouwteam (tijds)zekerheid, voorspelbaarheid, innovatie en optimalisatie kan opleveren.’

Geïntegreerde samenwerking

Voor een succesvol bouwteam bestaat geen blauwdruk, bezweren Laeven en Aalstein. Maar je goed voorbereiden is hoe dan ook essentieel. Laeven waarschuwt voor oneigenlijke redenen voor het instellen van een bouwteam. ‘Roep geen bouwteam in het leven enkel omdat je snel aan de slag wil. Terwijl je bijvoorbeeld nog niet alle risico’s in kaart hebt, of nog niet met alle stakeholders afspraken hebt gemaakt. Je moet echt iedereen vooraf al gemobiliseerd hebben.’ Een tweede slechte reden is zelf onvoldoende capaciteit hebben en de capaciteit van de aannemer willen gebruiken. ‘Als opdrachtgever moet je er echt staan’, stelt Aalstein. ‘Je kunt ook niet volstaan met een gecoördineerde samenwerking, het moet een geïntegreerde samenwerking zijn.’ 

Continuïteit

Door elkaar goed te leren kennen, ontstaat vertrouwen: je weet wat iedereen binnen het bouwteam nodig heeft en groeit naar elkaar toe. Dat kan best met irritatie beginnen, of in ieder geval met gedoe. ‘Maar als het loopt, dan hebben wij de ervaring dat er bijzonder veel werkplezier ontstaat’, stelt Laeven. Naast overeenstemming over de governance-invulling, ziet Aalstein continuïteit van de mensen in het bouwteam als een belangrijke succesfactor. ‘Hiermee geef je aan dat je serieus bent, met als bonus dat je elkaar extra goed leert kennen.’ 

Investeren in onboarding

Dat lijkt gemakkelijker gezegd dan gedaan. Projecten bij de gemeente Amsterdam zijn qua duur immers vele malen korter dan die bij Rijkswaterstaat: ‘Probeer maar eens een team tien jaar bij elkaar te houden.’ Aalstein snapt het verschil. ‘Daarom moet je veel tijd investeren in onboarding. Ergens verwacht een team automatisch dat een nieuw iemand precies zo gaat werken als degene die vertrok. Maar in de praktijk geeft elke persoon er een eigen invulling aan. Sta daarvoor open, pas je aan. En leer ook deze persoon net zo goed kennen als je de anderen al kent.’

Gezamenlijke verantwoordelijkheid

Als bouwteam ben je samen verantwoordelijk, ook voor de beren op de weg. ‘Wanneer bijvoorbeeld een stakeholder voor vertraging zorgt, blijf je daar als opdrachtgever aansprakelijk voor’, legt Aalstein uit. ‘Je kunt extra kosten ook niet afwentelen op je aannemer. Of verwachten dat er bijvoorbeeld van zijn kant geen claim komt. Maar je kunt het probleem wel in alle openheid op tafel leggen. Pas je taalgebruik aan naar “we” en “wij”. Het is even wennen, maar in een bouwteam bestaan alleen gezamenlijke verantwoordelijkheden.’