Het contract is inmiddels getekend en Project Match geëvalueerd. We kijken terug met Tomas te Velde, een van de initiatiefnemers, en Hans Boes, die het evaluatieonderzoek uitvoerde.

Hoe vinden we het beste team voor een opdracht? Hoe zorgen we ervoor dat ook nieuwe toetreders en startups kunnen en willen deelnemen aan aanbestedingen? En hoe bevorderen we unieke samenwerkingen binnen aanbestedingen? Zomaar wat vragen die ten grondslag lagen aan Project Match, het in 2019 geïnitieerde initiatief om effectieve combinatievorming te bevorderen. ‘Tijdens de Marktdag 2019 hebben Rijkswaterstaat en een aantal brancheorganisatie – MKB Infra, de Vereniging van Waterbouwers en Koninklijke NLingenieurs – het concept onder de noemer “Tinder in de tender” voor het eerst getest’, vertelt Tomas te Velde, directeur van Suit-Case, bureau voor innovatie, en een van de initiatiefnemers van Project Match. ‘Dat werkte zo goed dat we het concept verder hebben ontwikkeld, waarbij ook Techniek Nederland, Bouwend Nederland en meerdere geïnteresseerde marktpartijen aansloten. Project Match was geboren.’

Complexe opgave

De volgende stap was dat de partijen Project Match in werksessies verder vormgaven. Tomas: ‘Maar om het echt in de praktijk te brengen, hadden we een aanbesteding nodig. En we wilden de aanpak na afloop evalueren. Iets wat ook perfect past binnen de transitie naar een vitale infrasector, waarin samen leren een belangrijke pijler is.’ Hans Boes, werkzaam aan TU Twente als universitair docent en onderzoeker op het gebied van uit- en aanbestedingsvraagstukken, deed de evaluatie. ‘Ik werd vrij snel na die bewuste Marktdag erbij betrokken. Hierdoor maakte ik het grootste deel van het project vanaf de zijlijn mee, waardoor ik een goede indruk kreeg van wat we ermee zouden kunnen bereiken.’ Als aanbesteding bracht Rijkswaterstaat het meerjarig Waardegedreven Onderhoudscontract van de Uiterwaarden (WOCU) in. ‘Een complexe opgave, waarbij de antwoorden van tevoren niet vaststonden’, aldus Tomas. ‘Perfect voor Project Match.’

Unusual suspects

Het plan was om een matchingsevent te organiseren voor alle marktpartijen die interesse hadden in de aanbesteding. Tomas: ‘Daarbij zochten we nadrukkelijk naar de unusual suspects. Kleinere mbk-bedrijven, startups, bedrijven die normaal gesproken niet geïnteresseerd zijn in zo’n aanbesteding. Bijvoorbeeld omdat zo’n grote tender hen te veel tijd kost, en ze daarom liever als onderaannemer werken. Of omdat ze denken dat ze toch geen kans maken.’ Hans vult aan: ‘Een echte match, zeker met onbekenden, heeft fysiek meer kans van slagen. Daarom wilden we een live event organiseren. Maar de coronacrisis gooide roet in het eten. In maart 2021 vond de sessie alsnog plaats, maar online.’ Tomas vertelt dat de sessie bestond uit een presentatie over de opgaven binnen het uiterwaardenbeheer. ‘Daarna vonden er 1-op-1-speeddates plaats in aparte breakoutruimtes. En er was een online beurs met stands.’

Combinatie van netwerkpartners

Na het event ging Hans aan de slag met de evaluatie. Deze is inmiddels afgerond, evenals de aanbesteding. ‘Het doel van Project Match was het bevorderen van effectieve combinatievorming. Op basis van de aanbestedingsuitslag – drie vernieuwende combinaties, waarvan één met mkb-bedrijven, kwamen als winnaar uit de bus – zou je concluderen dat de doelstellingen zijn behaald. Kijk je naar de vorming van combinaties die zich hebben aangemeld, dan heeft het event minder invloed gehad. Het overgrote deel van de combinaties had zich vóór Project Match al gevormd. Tegelijkertijd is een van de winnende combinatie wel uit het matchingsevent ontstaan: een combinatie die zich vooraf al had gevormd, is uitgebreid met nieuwe partners. Hierdoor is er een combinatie van netwerkpartners ontstaan.’

Nieuwe contacten

De evaluatie laat zien dat Project Match een goed initiatief is. Hans: ’Hoewel het de combinatievorming voor deze aanbesteding maar beperkt heeft beïnvloed, leidde het event wel tot nieuwe contacten voor de deelnemers. Die komen na de gunning van het contract van pas, of voor toekomstige projecten.’ Wel geeft Hans aan dat voor echt ‘matchen’ een gedegen voorbereiding en fysiek contact belangrijke voorwaarden zijn. ‘Dat vraagt veel inspanning en daarmee tijd van de betrokken organisaties. Randvoorwaarden waar vooral de kleinere bedrijven mee worstelen.  Omdat de online speeddate tijdens het georganiseerde event juist heel erg werd gewaardeerd, is een hybride event misschien wel de beste manier om unieke samenwerkingen binnen aanbestedingen te bevorderen.’

Gelijkwaardige partners

Tomas en Hans doen tot slot nog een oproep. ‘Ik hoop dat Project Match de deelnemende partijen heeft aangezet om verder te kijken dan hun huidige partnerkring’, zegt Tomas. ‘Belangrijk voor deze andere samenwerkingen is dat er een concrete opgave ligt. Als opdrachtgever kun je vervolgens een bijeenkomst organiseren waarmee je marktpartijen triggert om de samenwerking te zoeken. Dit kan heel uitgebreid zijn, maar ook juist heel klein en eenvoudig. Een klein zaaltje met voldoende koffie kan voldoende zijn. Met alle uitdagingen waar overheid én markt op infragebied voor staan, ontkomen we daar ook niet aan.’ Hans is het daar volledig mee eens. ‘We moeten veel meer naar gelijkwaardig partnerschap, ook binnen de markt. Project Match kan hier zeker bij helpen.’