En hoewel Rijkswaterstaat en de politiek uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor de budgetten en programmering van wat wordt aangepakt, spelen ook marktpartijen een belangrijke rol. Over al die afweging moet goed en veel gesproken worden. En dat gesprek over die afweging is lastig als je elkaars taal niet spreekt. Daarom ontwikkelden Wilhelm van Eeken (Van Doorn Buitenruimte) en Arnoud de Kruijf (Rijkswaterstaat) het boekje ‘Programmeren bij RWS: dat gaat zo!’. Met handvatten én een verklarende woordenlijst om marktpartijen en collega’s bij RWS mee te nemen in een van de meest complexe processen bij Rijkswaterstaat: de programmering van onderhoud.
Het is een proces dat iedereen raakt die bij of voor Rijkswaterstaat werkt: programmering. Maar voor veel mensen blijft het een ver-van-mijn-bed-show. Een proces waar eigenlijk geen goed toegankelijke beschrijving voor bestaat. Terwijl het plannen en budgetteren van werkzaamheden zo kritiek is voor wat we doen als infrasector. Het werd tijd om de termen, afwegingen en besluiten van de programmeurs in kaart te brengen.
Programmeren doe je zo
Vanuit deze gedachte gingen Wilhelm en Arnoud aan de slag met het boek ‘Programmeren bij RWS: dat gaat zo!’. Een praktisch overzicht van de methoden, afwegingen en best practices van de programmeurs van Rijkswaterstaat. Volgens Arnoud en Wilhelm een leidraad die dient als startpunt voor een goede samenwerking in de complexe keten van markt, RWS en ministerie.
Wilhelm: ‘Programmeurs staan, net zoals vele partijen in de markt en bij Rijkswaterstaat, voor een aantal actuele opgaven. Budgetten staan onder druk en er zijn veel aankomende en lopende projecten. Maar er is ook sprake van een langzame evolutie in de rolverdeling tussen de markt en Rijkswaterstaat. Vroeger was die heel directief, nu zoeken we meer de samenwerking op. Daardoor moet de markt ook meer van programmeren weten. En ontstaat een duidelijke behoefte om de processen goed uit te leggen en op papier te zetten.’
Bij de fietsenmaker
Programmeurs gaan over het hele areaal met heel veel toekomstige onderhoudsprojecten. En je kunt elke euro maar één keer uitgeven. Hoe meer ze weten vanuit de markt, hoe beter ze kunnen inschatten wat ze waar en wanneer moeten uitgeven. Daarom is één van de belangrijkste inzichten uit dit traject het grote belang van een eerlijke en volledige werkinschatting vanuit de markt. Dit is het beste te illustreren met een voorbeeld. Stel: je komt met je fiets bij de fietsenmaker. Er kraakt iets bij het achterwiel. De fietsenmaker controleert de ketting, de tandwielen en de achterband. De ketting moet vervangen worden. De tandwielen en achterband zijn weliswaar al wat versleten, maar kunnen nog wel een jaar mee.
Arnoud: ‘Je kunt als fietsenmaker – de markt, in dit voorbeeld – aanraden alles in één keer te vervangen. Dan verdien je in het begin wat meer. Maar als klant (lees: Rijkswaterstaat) voelt het wel als veel werk voor een klein kraakgeluid bij het achterwiel. Vertelt de fietsenmaker het volledige verhaal, dan kan de klant zelf beslissen: wacht ik nog een jaar of laat ik alles in één keer doen? Openheid en transparantie zorgt voor vertrouwen en een goede samenwerkingsrelatie. Dat is precies de houding die beide kanten moeten tonen. In zo’n samenwerkingsrelatie kunnen de programmeurs hun werk goed en betrouwbaar inschatten, en krijgt de markt het vertrouwen dit werk goed uit te kunnen voeren. Kortom: werken met begrip voor elkaar.
Geen handboek
Een samenwerkingsvorm die vraagt om begrip, moet van 2 kanten komen. Daarom delen de programmeurs van RWS in dit boek hun denk- en werkwijze en terminologie. Hoe ze besluiten nemen, hoe programmeren werkt en hoe contracten tot stand komen. Geen handboek, maar het startpunt voor een betere samenwerking. Immers: bij de fietsenmaker die je vertrouwt, kom je graag een volgende keer terug.