Deze fase komt overeen met fase één uit de twee-fasenaanpak, een maatregel uit het plan van aanpak ‘Op weg naar een vitale infrasector’. In dit artikel vertellen drie collega’s uit het gezamenlijke projectteam over hun beleving tot nu toe en hun verwachting richting november. Want dan staat de definitieve gunning op het programma.

Minder wij-zij, gedoe en onuitgesproken verwachtingen

Maaike van den Brink (zie foto hierboven) werkt bij VolkerWessels en is omgevingsmanager in het team Kooymont. Ze vertelt: “Met elkaar op (virtuele) ontdekkingsreis gaan, zo voelde het voor mij toen we enkele maanden geleden in coronatijd startten met de kennismakingen en de organisatie en inrichting van het gezamenlijke projectteam. Normaliter vertrek je als aannemer vanuit een totaalpakket aan contractdocumenten en zijn functies en verantwoordelijkheden op voorhand voor 90% gedefinieerd. Nu is dat totaal anders, als RWS en VW bouwen we in gezamenlijkheid aan een basis die werkt volgens de bedoeling. Ik merk nu al dat dit bijdraagt aan het teamgevoel; minder wij-zij, gedoe, onuitgesproken verwachtingen, geen onnodige tijdsbesteding voor het opstellen van plannen en rapportages, maar op een leuke en efficiënte manier en vanuit ieders kracht hetgeen doen waarmee we de gezamenlijke doelen behalen.

We zijn niet vanzelf gekomen op dit punt en het gaat onbewust nog steeds niet altijd vanzelf. Open en transparant blijven communiceren, luisteren en elkaar oprecht proberen te begrijpen is enorm belangrijk. Hiervoor was en blijft een grote investering nodig op persoonlijk vlak. Zo hebben we als beide teams veel met elkaar opgetrokken tijdens de startweek waarin we aan de hand van wandelingen en een serious (digital) game elkaar beter leerden kennen. Nog even niet de projectinhoud induiken was de grote uitdaging, maar werpt z’n vruchten af.

Los van de totstandkoming van de samenwerkingsbasis, is het traject voor mij als omgevingsmanager ook nog eens ontzettend leerzaam. De interne organisatie van RWS en het proces van het ophalen van wensen en eisen was voor mij een beetje een black box. Het traject waar we ons nu in bevinden, waarbij één van onze speerpunten is om maximale klantwaarde te behalen, leert mij wie die klant nu eigenlijk is en hoe het speelveld binnen RWS eruit ziet. Ik ben ervan overtuigd dat kennis nemen van elkaars achtergrond en organisatie zorgt voor begrip en dit draagt ook weer bij aan een goede samenwerking. Alle ingrediënten zijn er om er een mooi traject van te maken; nu nog elkaar blijven vasthouden (wat in Corona-tijd niet makkelijk is) en blijven investeren. Ik heb heel veel zin en vertrouwen in het vervolg!”

Eén team

Nick Könitzer, projectmanager van Kooymont namens Rijkswaterstaat: “En toen was het moment daar. Ons maatje is bekend. Nu wordt het werkelijkheid, we gaan samen starten. Dat moment naar het 1e ‘werkoverleg’ vond ik best wel spannend. De ‘klik’ was al – net als met de andere gegadigden overigens – ontstaan gedurende de aanbesteding. Kunnen we voortbouwen op die ‘klik’? Hoe gaan die eerste weken van de samenwerking er uit zien?

Als ik terug kijk op de eerste 2 maanden dan is de samenwerking organisch verlopen. Naar de startweek, waarbij we een projectsimulatie hebben gedaan, vervaagden de petten van onze beide moederorganisaties totaal. We zijn één team geworden.

Na de startweek is het aanpoten geblazen. Er moeten een flink aantal processen opgezet en ingericht worden en we moeten werkafspraken maken. Op 9 november moet het ontwerp er liggen, de begroting zijn gemaakt en de risico’s verdeeld; dan willen we definitief gunnen.  Dat lijkt nog zo ver weg, maar  die datum komt sneller dichterbij dan je denkt. Iedereen is gemotiveerd, en dat helpt!

Er is ook al een gezamenlijke huisvesting in Haarlem op het oog. Zodra de coronamaatregelen het toelaten zullen we vandaar uit, naast het thuiswerken, ons werk voor het project Kooymont gaan doen.”

Je echt openstellen vraagt wel iets van je

Marcel Doze, projectmanager van Kooymont namens VolkerWessels, vertelt: “In de samenwerking die wij nu aan het verdiepen zijn zit de quote “Ben je oprecht geïnteresseerd in het belang van de ander, of ga je op zoek naar een antwoord op de schuldvraag?” bij ieder gesprek in mijn achterhoofd. Het gebeurt zo snel dat je je binnen een paar tellen een mening vormt en daarna alleen nog maar openstaat voor zaken die die mening bevestigen. Je echt openstellen om het belang achter de reactie van een ander te ontdekken vraagt wel iets van je. Dat is ook spannend, want wat doet dat later met je ‘onderhandelingspositie’? Toch is dit volgens mij de enige manier om het beste resultaat voor de klant, het Rijkswaterstaat projectteam en het team van de opdrachtnemer te behalen. En dat is de bedoeling.

Ik heb veel zin in de komende maanden en zie het bereiken van de volgende mijlpaal, namelijk de definitieve gunning, met enthousiasme en vertrouwen tegemoet!

Dit artikel is geschreven vanuit Project DOEN, een van de voorlopers van 'Op weg naar een vitale infrasector'.