Analyse tweefasenprojecten - variaties in de uitvoering
Hoewel de basis van deze projecten hetzelfde is – namelijk de UAV-GC 2005 en de modelcontracten van RWS – blijkt de praktijk verrassend divers. De tweefasenaanpak is inmiddels een beproefde methode binnen RWS. Toch is er in de uitvoering nog veel variatie. Om meer inzicht te krijgen, zijn de contractdocumenten van tien tweefasen projecten geanalyseerd. Deze analyse, uitgevoerd door AT Osborne, in opdracht van RWS, vormde het vertrekpunt voor de sessie.
Tien pilotprojecten voor de tweefasenaanpak
Chris Klunder, coördinator van de tweefasenaanpak RWS, trapte af met een treffende metafoor. Volgens hem zijn tweefasen projecten als Lego: je kunt ze ordenen op kleur, vorm of functie – maar als iedereen dat op zijn eigen manier doet, wordt het bouwen lastig. En dat is precies wat er in de praktijk gebeurt. Twintig projecten leiden tot twintig verschillende invullingen van wat in de basis hetzelfde contract zou moeten zijn. Deze diversiteit zorgt voor onduidelijkheid en vraagt om meer richting.
AT Osborne onderzocht niet alleen documenten, maar sprak ook met betrokkenen van de projecten. Bas Hoekstra Adviseur bij AT Osborne, lichtte de analyse toe en benoemde drie opvallende knelpunten.
- Allereerst worden dezelfde intenties vaak op verschillende manieren geformuleerd, wat verwarring kan veroorzaken.
- Daarnaast blijkt de toepassing van de tweefasenaanpak per project sterk te variëren.
- Tot slot is er sprake van versnipperde borging: elementen van de aanpak zijn verspreid over meerdere documenten, wat de samenhang niet ten goede komt.
De dynamiek van een project in relatie tot het prijsmechanisme
Wouter de Rooij, eveneens adviseur bij AT Osborne, ging dieper in op enkele veelbesproken thema’s uit het rapport. Zo kwam onder andere de totstandkoming van de prijs aan bod. De voorlopige prijs die bij het einde van fase 1 wordt vastgesteld, blijkt in fase 2 vaak niet meer te kloppen. Dit leidde tot een boeiende discussie over de robuustheid van het prijsaanpassingsmechanisme. Is dat mechanisme wel voldoende bestand tegen de dynamiek van een project dat nog volop in ontwikkeling is? De kern is dat er voldoende zekerheden moet zijn in het project om robuustheid van de prijs te krijgen, dit is echter lastiger bij tweefasen projecten.
Standaardiseren met ruimte voor maatwerk
Tijdens de casusronde werkten deelnemers in kleinere groepen aan praktijkvoorbeelden. Daarin kwam de tweefasen paradox van onzekerheden versus duidelijkheden naar voren. De tweefasenaanpak is er juist om beter om te gaan met onzekerheden in de vroege fase van projecten. Tegelijkertijd vraagt die aanpak in het contract juist om zo veel mogelijk duidelijkheid. Hoe vind je daarin de juiste balans? Dat leverde waardevolle gesprekken op over samenwerking, risicobeheersing, het benoemen van de voorlopige prijs en de vraag of de huidige UAV-GC wel toereikend is voor deze aanpak. Met de opbrengst van het rapport lijkt daar voldoende basis voor te zijn.
Wat duidelijk werd, is dat er behoefte is aan zowel houvast als flexibiliteit. Deelnemers gaven aan dat standaardisering op bepaalde onderdelen kan helpen, maar dat er ook ruimte moet blijven voor maatwerk, afhankelijk van het project en de context. De sessie eindigde met de oproep om de geleerde lessen te gebruiken voor verdere uniformering van de aanpak. Meer eenduidigheid in formulering, betere borging in de contracten en duidelijke richtlijnen voor prijs en risico kunnen helpen om de voordelen van de tweefasenaanpak nog beter te benutten. Of, in de woorden van Chris Klunder: van losse bouwstenen naar een stevig bouwwerk.
Meer lezen over het onderzoek en de best practices contractuele borging tweefasenaanpak? Het volledige document is hieronder te vinden.