Dit project stond centraal tijdens de Community of Practice Portfolio-aanpak die op 17 maart 2025 plaatsvond bij Rijkswaterstaat. Wietse de Jong en Arthur Tameling van Rijkswaterstaat en Annemarie Rutgers van Croonwolter&Dros gingen in op de aanpak.

Leren en verbeteren binnen de portfolio-aanpak

Vergelijkbaar met het monteren van een modulaire kast, kan een nieuwe aanpak aanvankelijk complex lijken. Zodra een duidelijk stappenplan wordt gevolgd, verloopt het proces efficiënter. In deze herhalingsopdracht werken Rijkswaterstaat en marktpartijen samen om het proces van het opdragen van vervolgwerk verder te optimaliseren.

Een belangrijk uitgangspunt van deze aanpak is dat Rijkswaterstaat al bij de initiële aanbesteding een aannemer selecteert. Bij goede prestatie mag dezelfde aannemer dan de volgende opdracht uitvoeren. Dit zogenaamde vervolgwerk wijkt af van de traditionele aanpak, waarbij opdrachten afzonderlijk worden gegund.

Deze nieuwe werkwijze vereist een verandering in denken, weg van de traditionele, gefaseerde gunning per project. Het relationele contract, zoals gehanteerd binnen de portfolio-aanpak, vraagt om meer samenwerking en afstemming tussen partijen. Dit roept essentiële vragen op, zoals: Wat heeft mijn collega of opdrachtnemer nodig om zijn werk goed te doen? Waar liggen onze gezamenlijke belangen? Hoe zorgen we ervoor dat we elkaar eerst begrijpen?

Nieuwe inzichten en leerpunten

Wietse de Jong, coördinator Portfolio-aanpak bij Rijkswaterstaat benadrukt dat de kennis en inzichten over effectieve manieren van samenwerken  aanzienlijk zijn toegenomen ten opzichte van enkele jaren geleden. "De vragen die we nu stellen, zullen over een jaar opnieuw anders worden beantwoord. We zullen ons gedrag en onze aanpak daarop blijven aanpassen. Belangrijk is in elk geval om te starten met een helder einddoel voor ogen en vervolgens te prioriteren wat echt van belang is. Het gaat om begrijpen en onderkennen van elkaars belangen.

Ervaringen uit het portfolio-project

Arthur Tameling, projectmanager bij Rijkswaterstaat van de renovatie van de Haringvlietbrug en Papendrechtsebrug, benadrukt dat de opdragen van de herhalingsopdracht een belangrijke mijlpaal vormt binnen het portfolio-project. De gunning van het vervolgwerk vergde extra inspanningen van zowel Rijkswaterstaat als de aannemer, een combinatie van Mobilis en Croonwolter&Dros. "Onze belangen liggen grotendeels op één lijn: we willen samen een succes maken van de portfolio-aanpak. Maar het nieuwe proces brengt uitdagingen met zich mee, en dat vraagt om aanpassingsvermogen."

Een concreet voorbeeld hiervan is de overdracht tussen de planningsfase en de uitvoeringsfase. Hoewel de belangen in beide fasen overeenkomen, blijft het een uitdaging om de overdracht soepel te laten verlopen. Hierin schuilt ruimte voor procesverbetering. Soms zijn er tegengestelde belangen, die besproken en erkend moeten worden om tot een werkbare oplossing te komen.

Annemarie Rutgers, manager Tender en Commercie bij Croonwolter&Dros, deelt haar ervaring met dit proces. "Rijkswaterstaat en wij als aannemer hebben grotendeels dezelfde belangen, omdat we aan hetzelfde doel werken. Maar in de praktijk brengt de portfolio-aanpak uitdagingen met zich mee." Ze merkt op dat deze werkwijze anders is dan reguliere aanbestedingen, omdat informatie zoals prijsopgaven eerder wordt gedeeld. Dit kan spanning veroorzaken binnen organisaties. Haar ervaring leert dat open communicatie, eerlijkheid en transparantie essentieel zijn om tot een goede samenwerking te komen.

Belangrijke lessen voor de toekomst

Het opdragen van vervolgwerk is meer dan een juridische stap. Het vraagt om een verandering in houding en gedrag bij zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. Transparantie en onderling vertrouwen zijn cruciaal. Dit betekent dat beide partijen elkaars belangen moeten erkennen. Rijkswaterstaat en aannemers moeten durven toegeven wat ze niet weten en samen zoeken naar oplossingen.

Naast vertrouwen en transparantie is een bredere kijk op zakelijke aspecten nodig. Dit kan toekomstige spanningen verminderen en het proces verbeteren. Uit dit project kwam naar voren dat projecten binnen de portfolio-aanpak meer capaciteit vragen, omdat de samenwerking intensiever is. Dit vraagt om een goede balans tussen werkdruk en werkplezier. Daarnaast zijn actiegerichte afspraken, realistische planningen en de betrokkenheid van alle disciplines essentieel. Ook werd het hanteren van een openboek-methode voor prijsbepaling als wenselijk gezien.

Door gezamenlijk te leren en continu te verbeteren, kunnen vervolgopdrachten efficiënter en effectiever worden uitgevoerd. Dit komt alle betrokken partijen ten goede en draagt bij aan een soepeler proces.